Что нужно для организации идеального "синхрона"?

Предоставьте максимум исходной информации

Информация — залог успеха. Чем больше информации вы можете сообщить, тем лучше. Заранее укажите:

1. Точную дату, время и адрес проведения мероприятия.
2. Язык(и) перевода.
3. На сколько гостей (слушателей) рассчитано мероприятие.
4. Формат мероприятия (конференция, лекция, круглый стол).
5. Технические характеристики помещения (площадки):

• метраж;
• планировка;
• наличие штатного звукового оборудования;
• на каком этаже находится зал/кабинет, есть ли в здании грузовой лифт (для транспортировки оборудования).

Выделите дополнительное время до и после синхронного перевода

Чтобы организовать синхронный перевод, требуется большое количество оборудования, особенно если в зале нет совсем ничего. Его нужно привезти, монтировать, настроить, протестировать. В среднем, для качественного монтажа и настройки требуется 2 часа. Для демонтажа — то же самое. Поэтому заранее согласуйте это время с площадкой и дайте нам знать.

Если предусмотрена транспортировка, включите туда и переводчиков

Если ваше мероприятие проводится за пределами города, а для персонала предусмотрена транспортировка, мы крайне рекомендуем включить туда и переводчиков. Мы исключим транспорт из сметы, и вы будете уверены, что весь персонал прибудет централизованно, то есть риск опоздать или заблудиться будет минимальным.

Назначьте ответственных лиц

1. Ответственный за организацию синхронного перевода. Убедитесь, что вопросом организации синхрона занимается один человек. Это позволит избежать эффекта «испорченного телефона» и максимально оперативно решить все организационные моменты.
2. Ответственное лицо на площадке. Выберите ответственного сотрудника, с которым можно будет оперативно связаться, и кто будет находиться на площадке во время синхронного перевода. Он будет главным контактным лицом для монтажников, инженера-техника, персонала для раздачи приемников и переводчиков. При возникновении непредвиденных ситуаций к нему будут обращаться за помощью в первую очередь. Идеально, если ответственный за организацию синхрона будет ответственным и на площадке.

Что-то изменилось? Сообщите!

Организация синхронного перевода сильно зависит от расписания всего мероприятия, поэтому информируйте нас о любых изменениях, особенно о времени и месте проведения мероприятия.

Бывает так, что из-за спешки или просто большого количества дел какие-то изменения в расписании кажутся организаторам незначительными или не касающимися синхронного перевода. Мы всегда рекомендуем сообщать нам все, что может быть хоть как-то связано с синхронным переводом, сразу же, как только это становится известным. Однажды мы просто чудом узнали об изменившемся времени начала мероприятия от водителя, который доставлял оборудование перед монтажом. Если бы мы узнали об этом позже, могла бы получиться накладка.

- менеджер проектов Екатерина Гайдадым

Предоставьте материал для подготовки переводчиков-синхронистов

Мнение о том, что устный перевод является чисто механическим процессом типа "слышу-перевожу", ошибочно. Абсолютно все профессиональные переводчики предпочитают готовиться к мероприятиям заранее. Чем раньше – тем лучше (желательно за 2 дня до дня проведения мероприятия или раньше). Полезна абсолютно любая информация, но особенно важны:

• ФИО участников, спикеров, наименования юридических лиц, топонимы и любые имена собственные, которые упоминаются в речи выступающего;
• цифры и числа;
• названия и темы докладов, ссылки на сайты (например, производителя или организатора), брошюры, протоколы встреч, презентации;
• материалы по мероприятиям предыдущих лет.

Для некоторых мероприятий наличие подготовительных материалов является критически важным. Особенно это касается научных конференций, где перевод без подготовки с высокой долей вероятности будет среднего или даже низкого качества. В качестве примера правильного подхода можно привести нашу работу на конференции «Письменное наследие Дуньхуана». Переводчик имел достаточное количество времени и ресурсов для подготовки, поэтому успешно справился с переводом для международной аудитории.

- менеджер проектов Екатерина Гайдадым